On parle externalisation administrative ou de sous-traitance pour les missions de secrétariat, c’est-à-dire le fait de confier à un prestataire externe des missions qui pourraient être exécutées en interne par une secrétaire salariée.

• Il faut donc comprendre qu’une assistante indépendante exerce son activité à son compte.

• Elle doit donc être immatriculée auprès d’un CFE (centre de formalité des entreprises) et disposer d’un numéro SIRET qui permet de vérifier son existence légale auprès de l’administration (www.infogreffe.fr).

• Une assistante indépendante est liée à ses clients par un contrat de prestation, ou simplement par la signature d’un devis, et/ou l'acceptation d'une proposition par mail, ou d’un bon de commande assortis de conditions générales de prestations.

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• En tant que prestataire externe, une assistante indépendante peut prendre en charge diverses missions :​  - Mission d'assistance en gestion administrative (suivi des dossiers) - Mission d'assistance en gestion commerciale (suivi des relations clients) - Mission d'assistance en gestion financière - liste non exhaustive.

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• Une assistante indépendante peut exercer à distance, le plus souvent depuis son domicile.

• Elle peut également exercer chez ses clients : pour une mission ponctuelle, un remplacement de courte durée ou un besoin régulier de faible volume horaire (quelques heures par semaine) pour lequel il serait difficile de trouver une secrétaire salariée.
   

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Il convient de noter que certaines activités étant elles-mêmes réglementées ne pourront être exécutées par une secrétaire indépendante.

C’est notamment le cas de la comptabilité dont l’exercice est régi par l’ordonnance 45-2138 du 19 septembre 1945 instituant l’Ordre des experts comptables.​